Código de Ética y conducta

CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

El Código de Ética y Conducta de Xepelin, describe en términos generales los principios éticos, valores y estándares de conducta mínimos a los que deben ajustarse todos los integrantes, colaboradores, clientes y proveedores de Xepelin (en adelante, los "Miembros de Xepelin" o sus "Miembros"), con el objetivo de promover una cultura corporativa altamente ética e íntegra.

A pesar del esfuerzo de Xepelin, este Código de Ética y Conducta no incluye todas las circunstancias o situaciones que los Miembros de Xepelin pueden enfrentar, y se entiende que complementa, pero no reemplaza, las normas generales y procedimientos ya establecidos por la Compañía o que esta pudiera establecer en el futuro.

Nuestra reputación es el mayor activo de Xepelin y todos los Miembros de Xepelin deben preservarla, pero actuar con integridad es más que esto, también consiste en mantener un lugar donde todos estemos cómodos y orgullosos. El mantener conductas éticas en la empresa requiere y exige que los propietarios se constituyan en garantes del cumplimiento de las obligaciones de administradores y directivos y como tal, en forma permanente, revisen las decisiones y acciones que ellos han realizado.

Al actuar de esta manera y cumplir con el contenido del Código de Ética y Conducta estamos reflejando el corazón de la empresa en todos los lugares donde llegan nuestros servicios y cuidando, a la vez, nuestra organización. Por esto es que es importante que cada uno de los Miembros de Xepelin apliquen de manera responsable estos lineamientos.

Sebastián Kreis Ruckert
CEO

1. PRINCIPIOS BÁSICOS

Nuestra Misión:

Ser líder en servicios financieros digitales y contribuir al desarrollo económico de nuestra Sociedad, ofreciendo soluciones financieras competitivas, innovadoras y accesibles.

Nuestra Visión:

Democratizar los servicios financieros a través de una oferta diversificada de productos y servicios que satisfagan las necesidades de nuestro mercado objetivo, generando valor para nuestros clientes, accionistas y la Sociedad, siendo una de las mejores opciones para trabajar.

La definición clara de nuestros valores enmarcados con el Código de Ética y Conducta, nos permitirá tener la fuerza que impulse y oriente a nuestros colaboradores en el cómo hacer nuestro trabajo diario, promover un cambio de pensamiento, y facilitar la integración y adaptación por parte de los nuevos integrantes de forma íntegra y ética.

Nuestros Valores y Principios:

Ponemos a nuestros clientes en el centro:

Nos comprometemos con el potencial de nuestros clientes, enfocándonos en resolver sus principales problemas con tecnología. Les brindamos herramientas inteligentes y confiables que contribuyan a acelerar su crecimiento y los impulsen a llegar al siguiente nivel.

Creemos e inspiramos:

Creemos en la visión de Xepelin y nos entusiasma el futuro que estamos creando juntos. Desafiar el status quo y construir algo inigualable a través de la tecnología, alimenta nuestra ambición. Sabemos que lo que hacemos siempre puede ser mejor y soñamos en grande, inspirando a quienes nos rodean.

Actuamos como dueños:

Nos sentimos 100% responsables de alcanzar la visión de Xepelin. Pensamos más allá de nuestra posición para mejorar todos los aspectos de la Compañía. Nos adueñamos de un problema de principio a fin para encontrar las mejores soluciones, enfocándonos en las posibilidades de largo plazo. Cumplimos con nuestros compromisos.

Lideramos con el ejemplo:

Practicamos el "liderazgo al servicio" de los demás. Nos comprometemos con el desarrollo y el cuidado de nuestros equipos a través del feedback honesto, la comunicación abierta y el reconocimiento de los logros. Damos el ejemplo, promoviendo un ambiente diverso y de colaboración donde todos puedan aprender y contribuir.

Nos desafiamos para ganar:

Somos un equipo ganador con altas expectativas de desempeño, ejecución y resultados. Nos comprometemos a que cada nuevo Miembro de Xepelin eleve la vara del talento y contribuya a la fortaleza del equipo. Tenemos una cultura de trabajo intensa y buscamos desafiarnos fuera de nuestra zona de confort para seguir creciendo. Como todo equipo de alto rendimiento, priorizamos el descanso y el bienestar como parte de nuestra rutina.

Tomamos riesgos con inteligencia:

Sabemos que para ser extraordinarios, es necesario tomar riesgos y, en ocasiones, decidir con información incompleta. Nos basamos en datos y una metodología sólida derivada de la experiencia para lograr resultados excepcionales en poco tiempo. Pensamos en experimentos, iteramos, nos permitimos aprender de los errores con el objetivo de mejorar.

Usamos el poder de la tecnología:

Estamos convencidos de que el uso de la tecnología para el bien es una ventaja competitiva de largo plazo. Constantemente construimos e innovamos, resolviendo problemas complejos a través de ella de manera eficiente y con velocidad. La utilizamos como habilitador para mejorar la vida de nuestros clientes y colaboradores, al mismo tiempo que capturamos valor para nuestros accionistas.

Además, nos comprometemos con una ética de trabajo basada en al responsabilidad excelencia y transparencia, enmarcada dentro de un ambiente de trabajo basado en el respeto y la colaboración, que promueva el compromiso que tenemos con lo que hacemos y así, nuestros clientes tengan confianza en Nuestro trabajo y sepan que su información se resguardará con los más altos estándares de confidencialidad.

2. ÁMBITO DE TRABAJO

A. Empleo Justo

En Xepelin entendemos que los empleados, cada uno con su talento y visión, aportan al éxito de la creación y ejecución de nuevas oportunidades comerciales. Por lo tanto, luchamos para que nuestro lugar de trabajo sea un espacio donde se promuevan los valores de equipo y confianza mutua, y donde los empleados sean tratados con dignidad y respeto.

Xepelin ofrecerá a sus integrantes un ambiente laboral en el cual puedan desarrollar todo su potencial, propiciando un entorno de trabajo inclusivo en que cada miembro tenga igual oportunidad para desarrollar sus aptitudes y talentos. Exige respeto a la dignidad de todos sus trabajadores, por lo que no tolerará ningún tipo de hostigamiento, agresión, abuso, ni comportamiento ofensivo, humillante, discriminatorio o que represente amenaza a la salud física, psíquica o moral de cualquier persona.

En Xepelin existe un compromiso absoluto con la igualdad de oportunidades. Por ello, no se tolerará ninguna forma de discriminación en el lugar de trabajo, en los procesos de contratación, ni en ninguna relación de negocios, basados en el origen étnico o nacional, el color de piel, la cultura, el género, la edad, las discapacidades, la condición social o de salud, la religión, las opiniones, la preferencia sexual, el estado civil, el embarazo, o cualquier otra condición que atente contra la dignidad humana y tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas. Nuestro compromiso es mantener un ambiente de trabajo inclusivo y libre de discriminación.

B. Desarrollo Personal y Profesional

Xepelin está comprometido con el crecimiento laboral y personal de cada uno de sus Miembros, por lo que procurará entregar las herramientas que permitan el desarrollo de una cultura de respeto, de libertad y participativa.

Promoverá el acceso y la entrega oportuna de la información relevante para el óptimo desempeño laboral de sus miembros, así como instancias de evaluación objetiva que permitan reconocer los logros de cada uno de los trabajadores.

Entregará, además, la oportunidad de acceder a cursos de capacitación los cuales permitan desarrollar las áreas de interés profesional de cada uno de sus Miembros.

C. Salud y Seguridad

El objetivo de Xepelin es brindar a sus miembros un ambiente de trabajo seguro y saludable, entendiendo la salud de forma integral para abarcar tanto el bienestar físico como el psicosocial. Para lograrlo, todos los colaboradores deben contribuir mediante el cumplimiento de reglas y prácticas ambientales, de salud y seguridad, denunciando de inmediato cualquier accidente, lesión o condición de riesgo.

Fomentamos un entorno organizacional favorable que previene el estrés y la violencia laboral, por lo que se espera que todos participen activamente en las capacitaciones y protocolos de protección civil. El consumo de alcohol o sustancias controladas en el trabajo, así como el uso de drogas ilegales, la violencia o cualquier conducta amenazante, no serán tolerados bajo ninguna circunstancia.

D. Responsabilidad Social

Xepelin es socialmente responsable del impacto de sus acciones en las comunidades, en los trabajadores y en el medio ambiente, e incorpora estos intereses en sus procesos y resultados. Asimismo, se espera que los Miembros de Xepelin cumplan con las leyes y normas ambientales.

F. Diversidad, Equidad, Inclusión y Prevención del Acoso

Nuestro compromiso

En Xepelin promovemos un entorno de trabajo diverso, equitativo, inclusivo y seguro, basado en el respeto, la dignidad y la igualdad de oportunidades. Valoramos las diferencias individuales y no toleramos ningún tipo de discriminación, acoso laboral, acoso sexual, violencia ni represalias.

Todas las personas que forman parte de Xepelin —Tripulantes, líderes y terceros— tienen la responsabilidad de actuar de manera respetuosa y alineada con estos principios.

Conductas no permitidas

Xepelin prohíbe cualquier conducta que atente contra la dignidad de las personas o genere un ambiente de trabajo intimidante, hostil, humillante u ofensivo, incluyendo, entre otras:

• Discriminación por motivos de género, identidad o expresión de género, orientación sexual, edad, origen, religión, discapacidad u otras características protegidas por la ley.
• Acoso laboral, entendido como conductas reiteradas o graves que menoscaban la integridad psicológica o profesional de una persona.
• Acoso sexual, incluyendo comentarios, bromas, insinuaciones, mensajes, imágenes, gestos o contacto físico de carácter sexual no deseado.
• Condicionar decisiones laborales a la aceptación de conductas inapropiadas.
• Cualquier forma de represalia contra quienes denuncien de buena fe o participen en una investigación.

Responsabilidad compartida

Cada persona en Xepelin tiene la responsabilidad de:

• Mantener un trato respetuoso y profesional.
• No participar ni tolerar conductas contrarias a esta política.
• Reportar situaciones de discriminación, acoso o violencia cuando las experimente, observe o conozca.

Los líderes tienen una responsabilidad especial de prevenir, detectar y abordar oportunamente estas conductas.

Canales de denuncia

Xepelin pone a disposición canales de denuncia seguros, confidenciales y libres de represalias. Las denuncias pueden realizarse de las siguientes formas:

• A través del líder directo.
• Contactando al Área de People.
• Mediante el canal Xepelin Transparente: https://forms.gle/17fhLcVNo3rhctn78

Las denuncias pueden realizarse incluso si la persona afectada no desea que se inicie una acción inmediata, y serán tratadas con seriedad y confidencialidad.

Investigación y medidas

Todas las denuncias serán analizadas de manera oportuna, objetiva y confidencial. Cuando corresponda, Xepelin podrá aplicar medidas disciplinarias proporcionales a la gravedad de la conducta, de acuerdo con la legislación vigente. Xepelin no tolera represalias contra ninguna persona que denuncie de buena fe o colabore en una investigación.

Información adicional

Este Código de Conducta resume los principios generales sobre diversidad, inclusión y prevención del acoso. Para conocer definiciones, procedimientos detallados, sanciones, confidencialidad y mecanismos externos de reclamo, se debe consultar la Política de Diversidad, Equidad, Inclusión y Prevención del Acoso de Xepelin, disponible en los canales internos de la compañía.

3. ACTIVIDAD FINANCIERA Y ACTIVOS DE XEPELIN

A. Uso y Protección de Activos y Recursos

Los registros financieros de Xepelin constituyen la base para administrar los negocios de la Compañía y para cumplir con sus obligaciones hacia las distintas partes interesadas (stakeholders). Por lo tanto, todos los registros financieros deben ser precisos y conformes a los principios contables de Xepelin.

Los empleados deben proteger los bienes de Xepelin, por lo que los recursos que Xepelin brinda a los Miembros de Xepelin (por ejemplo, vehículos, computadoras, teléfonos móviles) deben utilizarse únicamente para realizar las tareas que les son asignadas en relación a Xepelin. Además, cuando sea posible, intentarán reutilizar y reciclar sus materiales. Estas obligaciones cubren tanto a los activos tangibles como a los intangibles, incluidas las marcas comerciales, el know-how, la información confidencial o privilegiada y los sistemas informáticos.

La Empresa se encuentra habilitada para acceder libremente a todos y cada uno de los terminales computacionales de la misma, sin distinción de ninguna especie, entendiendo que toda la información que en ellos se contiene o procesa, pertenece única y exclusivamente a la Empresa, ya que el uso de estos aparatos por parte del Empleado sólo debe tener por finalidad labores profesionales relacionadas íntegramente con la Empresa y/o sus clientes. Ninguna clase de información privada o personal del Empleado puede o debe almacenarse en dichos computadores. Este proceso está en línea con el respecto a la legislación vigente en los países donde opere Xepelin.

A.1. Viajes, Comidas y Otros Gastos

Los viajes, las comidas y otros gastos necesarios para el desempeño de sus actividades profesionales deben ser aprobados adecuadamente, tener un propósito comercial, cumplir con nuestras políticas y procedimientos y no pueden caracterizarse como un conflicto de intereses real o aparente o a cambio de una ventaja inadecuada. Los Miembros de Xepelin son responsables del mantenimiento de registros y de la precisión de la información en los reembolsos de gastos y las solicitudes de pago por adelantado.

Xepelin permite a sus Miembros ofrecer o recibir comidas desde Terceros, siempre que esas comidas estén (I) relacionadas con el desempeño activo de los negocios, (II) sin la intención de influir indebidamente en cualquier decisión comercial, y (III) que la cantidad no exceda los límites establecidos en las políticas de regalos, donaciones y conflictos de interés que llegare a darse a conocer por parte de Xepelin.

A.2. Uso de Inteligencia Artificial

Nuestra empresa promueve el uso responsable y ético de la Inteligencia Artificial (IA), asegurando siempre el cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes, en especial aquellas relacionadas con protección de datos, privacidad, ciberseguridad y derechos de los clientes. La IA será utilizada únicamente como una herramienta de apoyo para la gestión y mejora de nuestros servicios, resguardando la transparencia en su aplicación y manteniendo la supervisión humana.

Los Miembros de Xepelin se comprometen a que el uso de estas tecnologías no afecte la confidencialidad ni la integridad de la información de nuestra Compañía, clientes y contrapartes. Asimismo, la responsabilidad final de las decisiones adoptadas en materias financieras y regulatorias recae siempre en las personas, garantizando así la confianza, equidad y seguridad que sustentan nuestra labor.

B. Propiedad Intelectual y Confidencialidad

La información de las operaciones de Xepelin a la que acceden sus Miembros en el marco de su relación es confidencial, por lo que deben evitar su divulgación a terceros, salvo que se trate de información que esté disponible públicamente. Dado lo anterior, es responsabilidad de todo Miembro de Xepelin guardar con la debida seguridad todo documento y/o información a la que tenga acceso, siguiendo la normativa interna, obligación que se mantendrá vigente aún luego de terminada la relación por cualquier causa.

Los escritorios de todos los Miembros de Xepelin deberán permanecer limpios y ordenados. Aquella información que se considera información confidencial para el negocio, y deberá permanecer debidamente protegida y bien resguardada con el objeto de reducir el riesgo de algún perjuicio. Asimismo, los muebles compartidos entre áreas que contengan archivadores con información confidencial siempre deberán estar cerrados con llave al final del día. Es responsabilidad de los Miembros de Xepelin asegurar que los archivos del área estén debidamente protegidos. Los materiales de papel que no se utilizarán, deberán triturarse y deberán ser eliminados en basureros.

C. Conflictos de Interés

Estos conflictos suelen presentarse cuando Miembros de Xepelin, o sus cónyuges o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y/o de afinidad, tengan una inversión significativa o un cargo directivo en otra empresa con la cual Xepelin mantiene relaciones comerciales y viceversa. En estos casos se debe evitar celebrar acuerdos y hacer negocios que compitan de forma directa o indirecta con Xepelin. Toda situación real o potencial en la que cualquier Miembro de Xepelin tenga incentivos para conducirse sin dar prioridad absoluta a los intereses de Xepelin (por ejemplo, priorizando intereses propios o de terceros), debe ser evitada y reportada al Oficial de Cumplimiento, para que determine el curso de acción a seguir.

Tampoco podrá hacer uso de cualquier información sensible de los Clientes, obtenida en virtud de su posición o cargo, para sus propios fines. En consecuencia, operar en beneficio propio en desmedro o perjuicio del Cliente constituye una infracción grave a la ética y conducta esperada y será sancionada de conformidad a lo dispuesto en este Código de Ética y Conducta, sin perjuicio de las medidas administrativas o legales que se le pudieren aplicar por infracción a disposiciones. Legales o reglamentarias.

Asimismo, no deben desarrollarse actividades fuera de Xepelin si las mismas interfieren con las responsabilidades de los empleados hacia la Compañía, o si las mismas implican un riesgo para la reputación de Xepelin o si de alguna otra forma se encuentran en conflicto con los intereses del mismo. En caso de tener alguna duda acerca de si una actividad está permitida, los empleados deberán consultar al Oficial de Cumplimiento.

4. INTEGRIDAD COMERCIAL

A. Competencia

Xepelin respeta la libre competencia, por lo que su objetivo es superarla de modo honesto y justo, debiendo dar cumplimiento a todas las leyes de competencia y realizar operaciones éticas y leales con sus proveedores y clientes, reconociendo que se beneficia de una competencia libre y leal en el mercado, al estimular la eficiencia y la creatividad.

Cada uno de sus Miembros está llamado a cumplir la normativa de libre competencia vigente y los compromisos asumidos con las autoridades competentes. Xepelin velará por capacitar permanentemente a sus trabajadores en materia de libre competencia.

Ningún Miembro de Xepelin podrá ser parte de actos de fijación de precios, licitaciones fraudulentas, reparto de mercados o clientes, u otras actividades ilegales anticompetitivas.

Todo Miembro de Xepelin, pero particularmente aquellos que se dedican a las actividades de comercialización, ventas y compras, o aquellos que están en contacto frecuente con los competidores, deben garantizar que están familiarizados con las leyes aplicables en materia de competencia. En caso de duda, se deberá contactar al Oficial de Cumplimiento a fin de recibir asesoramiento y capacitación sobre dichas leyes, así como también se generarán instancias de capacitación periódica.

Queda prohibido el robo de información y la posesión de información comercial confidencial obtenida sin el consentimiento del titular. Xepelin podrá únicamente recopilar información de sus competidores si fuera información disponible públicamente. Se deberá evitar obtener dicha información (especialmente aquella relacionada con los precios y la productividad) directamente del competidor y siempre se deberá identificar la fuente de la información relacionada con los precios o planes de los competidores.

Ningún Miembro de Xepelin debe recibir una ventaja desleal de un tercero mediante el mal uso de su propiedad intelectual, la mala interpretación de hechos concretos o alguna otra práctica comercial ilegal.

B. Relaciones con Terceros

B.1. Relación con Proveedores

Toda relación entre Miembros de Xepelin y los proveedores debe mantenerse de acuerdo a los intereses de la empresa. Lo que significa que no debe existir ningún tipo de parcialidad o compromiso con algún proveedor, dando siempre prioridad a la calidad, utilidad, presupuesto y oportunidad de Xepelin.

La contratación de proveedores debe basarse en criterios técnicos, éticos, profesionales y en las necesidades de la empresa, debiendo elegir de manera objetiva y transparente las propuestas de cada uno de sus proveedores.

Además, al contratar o renovar un contrato con un proveedor o un tercero, debe realizarse una auditoría o due diligence de terceros cuando sea necesario, según la política de la Compañía o el proceso de evaluación de riesgos, para garantizar que el proveedor o el Tercero no participen en un comportamiento ilegal, o en acciones que violen nuestro Código de Ética y Conducta.

Sujeto a la evaluación de riesgos, también se debe llevar a cabo un proceso de due diligence como parte de cualquier adquisición inicial o propuesta de inversión o decisión de identificar cualquier exposición significativa aparente a los riesgos relacionados con el soborno.

B.2. Relación con los Clientes

Xepelin está comprometido con la satisfacción y confianza de nuestros clientes, y se esforzará permanentemente en cumplir con los compromisos adquiridos con estos.

Tampoco divulgará y mantendrá absoluto secreto respecto de la información confidencial de sus clientes cuando no exista consentimiento de éstos, con excepción de los casos en que se hubiere ordenado legalmente.

B.3. Relación con Funcionarios Públicos

Toda interacción con funcionarios públicos y empresas del Estado implica riesgo de sobornos y de corrupción.

Los Miembros de Xepelin pueden interactuar con el sector público y con funcionarios públicos únicamente si esas interacciones cumplen todas las normas legales aplicables, debiendo asegurarse de que:

1. La interacción tenga un objetivo comercial legítimo;
2. La interacción esté permitida por las leyes y normas locales, por este Código y por la Política de regalos y/o atenciones, donaciones y auspicios;
3. La interacción no esté pensada como modo de ejercer una influencia incorrecta en el funcionario para usar su autoridad en beneficio comercial de Xepelin; y,
4. Los regalos, donaciones o auspicios que se brinden a un funcionario deben ser coherentes con este Código y con la por la política de regalos y/o donaciones y conflictos de interés que se haga de su conocimiento por Xepelin.

Además, los Miembros de Xepelin tienen prohibido dar u ofrecer pagos, regalos, beneficios, dádivas, propinas, cortesía y toda otra cosa de valor a uno o más funcionarios públicos o empleados públicos, directamente o a través de intermediarios.

En toda interacción, oferta o pedido al Estado debe involucrarse al Oficial de Cumplimiento de Xepelin para que valide el procedimiento mediante el cual se interactúa con éste, en base a las políticas anticorrupción aplicables a todas las empresas del grupo.

B.4. Relación con Familias y Parientes

Los parientes consanguíneos y por afinidad y los esposos, concubinos, convivientes o parejas de hecho de los empleados, pueden ser contratados como empleados o consultores únicamente en el caso de que su nombramiento se base en sus calificaciones, desempeño, competencias y experiencia, y siempre que no exista ninguna relación de dependencia laboral directa o indirecta entre el empleado y su familiar o pareja, lo anterior de conformidad con la Política de Relaciones Personales y Conflicto de Intereses de Xepelin.

Estos principios de contratación justa se aplicarán a todos los aspectos de la relación laboral, incluida la remuneración, los ascensos y traslados, así como también en caso de que la relación se desarrolle con posterioridad al momento en el que el respectivo empleado se haya unido a la Compañía

B.5. Relación con la Autoridades

En Xepelin estamos comprometidos a mantener una relación de total transparencia, colaboración y respeto con todas las autoridades que regulan y supervisan nuestras operaciones en México.

Nuestra interacción con las autoridades se regirá en todo momento por la legalidad y la cooperación, con el fin de facilitar el adecuado desempeño de sus funciones de supervisión y garantizar el cumplimiento íntegro de la normativa aplicable a nuestra entidad.

B.6. Relación con Inversionistas y otros grupos de Interés

La Compañía y los Miembros de Xepelin deberán actuar con integridad en sus relaciones con inversionistas y otros grupos de interés (stakeholders), a fin de mantener vías de comunicación eficaces con ellos para que transmitan sus inquietudes comerciales y facilitar la retroalimentación y el diálogo. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se haga entrega de la información solicitada, se debe tener siempre presente las restantes normas de este manual (información privilegiada y confidencialidad; eventuales conflictos de interés, etc.). Por lo mismo, en caso de dudas sobre la pertinencia de entrega de información, recomendamos siempre acudir al Oficial de Cumplimiento de Xepelin para que valide las comunicaciones con los inversionistas y otros grupos de interés en base a políticas aplicables a todas las empresas del grupo.

C. Información Privilegiada

Toda la información no pública sobre Xepelin, clientes o proveedores debe tratarse de conformidad con las leyes y normas, así como con las políticas en materia de privacidad de datos de Xepelin.

Los Miembros de Xepelin que tengan acceso a información no pública sobre Xepelin, clientes o proveedores no podrán usar ni distribuir esta información con fines comerciales con otra empresa ni en beneficio personal. Lo anterior, no solo es una falta de ética, sino que también es ilegal.

Ni Xepelin ni ninguno de los Miembros de Xepelin podrán relevar a terceros la información legal, económica, financiera, personal que posean de sus Clientes y que hayan conocido en virtud de su condición, salvo en los casos en que la ley, la autoridad competente, o bien, el mismo Cliente, soliciten o autoricen expresamente su entrega o divulgación.

Toda información referida a las operaciones efectuadas por los Clientes reviste el carácter de información confidencial, por lo que todos los Miembros de Xepelin deben dar cumplimiento a las normas sobre protección de información confidencial establecidas en este Código de Ética y Conducta.

Los Miembros de Xepelin estarán comprometidos a manejar toda la información disponible con el máximo cuidado, garantizando la seguridad y confidencialidad de los datos personales de nuestros clientes, clientes potenciales, proveedores y socios estratégicos. Asimismo, es una obligación de todos los Miembros de Xepelin actuar en estricto apego a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y demás normativa aplicable en la materia. En este sentido, los titulares de los datos podrán ejercer en todo momento sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), a través de los canales de comunicación que Xepelin ha dispuesto para tal efecto.

Se entenderá por "datos personales" cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable que esté en posesión de algún área dentro de Xepelin. Dentro de la protección de datos personales debemos seguir los siguientes lineamientos:

• Sólo se podrán procesar datos personales para fines específicos del negocio y en base a las autorizaciones otorgadas por los Clientes para tales efectos.
• Se deberá asegurar que los datos personales estén debidamente actualizados y sean precisos.
• Se deberá proteger los datos personales de pérdidas, alteraciones, divulgaciones o accesos no permitidos.
• No se podrá comprar, vender o transferir bases de datos de forma verbal o escrita (incluyendo medios electrónicos, magnéticos, ópticos o cualquier otro medio electrónico disponible). Lo anterior, no considera las bases de datos internas para uso operativo del negocio dentro de la oficina y que requieren las debidas autorizaciones, conforme a los perfiles de acceso a información y los cargos de autoridad interna.
• No se podrá comercializar datos personales.
• No se podrá revelar a terceros ajenos a Xepelin datos personales, tales como nombres, direcciones, teléfonos, edad, estado civil, estados de cuenta o cualquier otro tipo de información que pueda identificar a una persona o alguna situación particular de ésta, salvo previa autorización de dicha persona.

D. Tecnología de la Información y Ciberseguridad

Los Miembros de Xepelin tendrán que regirse por las siguientes normas mínimas de seguridad informática, tomando en consideración los distintos criterios de sentido común, acogiéndose en todo momento a las políticas y/o lineamientos que en la materia rigen a Xepelin, y por tanto:

• No se podrá capturar o transmitir material obsceno, pornográfico, difamatorio u otro tipo de material ofensivo, y se deberá actuar con especial cuidado con lo que se comunique o exprese explícita o implícitamente en las redes sociales.
• No se deberá instalar software no autorizado.
• Se deberá procurar utilizar contraseñas seguras.
• Los medios de almacenamiento digital siempre deberán almacenarse bajo llave.
• Quedará prohibido compartir contraseñas de cualquier tipo.
• Se deberá informar inmediatamente al Área de Ciberseguridad en caso de sospecha de virus o troyanos.
• Se deberá tener precaución con archivos desconocidos bajados desde Internet sobre todos los derivados del correo electrónico. En este sentido, no se deberán abrir archivos adjuntos de remitentes desconocidos.
• No se podrán utilizar notebooks externos.
• Adicionalmente, se recomienda no hacer uso de los sistemas de mensajería electrónica ni de Internet para fines personales, teniendo siempre cautela con las fuentes de almacenamiento de datos desconocidos (pendrive, discos duros externos, etc.).

5. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de cada empleado garantizar el pleno cumplimiento de todas las disposiciones de este Código de Ética y Conducta y en caso de tener dudas, los empleados siempre deberán guiarse por los principios básicos establecidos en la introducción del mismo.

Además, Xepelin prohíbe expresamente cualquier conducta que pueda dar lugar a responsabilidad penal de las personas jurídicas por la comisión de los delitos contenidos en las disposiciones penales aplicables. Ello debido a que Xepelin podría ser considerado responsable por la actividad de sus trabajadores y dependientes, si estos, dentro del ámbito de sus funciones, cometen los delitos señalados en la referida ley, o en aquellas leyes y reglamentos que los complementen o modifiquen.

Es decir, los valores y principios difundidos por la Compañía se alinean conforme a lo detallado y definido, para temas de prevención al lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, en el Manual de Cumplimiento de Xepelin puesta en conocimiento de cada colaborador, a fin de evitar toda actividad que atente contra los valores y principios entregados por la empresa.

Asimismo, cada Miembro de Xepelin tiene la obligación de cumplir este Código de Ética y Conducta, las políticas que lo regulen, la normativa legal vigente y el Reglamento Interno, en los países en que sea pertinente. Por lo mismo, cada Miembro de Xepelin asume la responsabilidad individual de sus acciones, conductas y opiniones, lo que implica el conocimiento y cumplimiento obligatorio de lo establecido en este Código de Ética y Conducta. Por tanto, los Miembros de Xepelin no deberán tener conductas que puedan ser perjudiciales para el prestigio, intereses o bienes de Xepelin o salud de cualquiera de sus Miembros.

Por esto es que se espera que todo Miembro de Xepelin, cuando exista una sospecha fundada o certeza de la ocurrencia de algún hecho que pueda violar procedimientos referidos en este Código e Ética y Conducta, u otras políticas y procedimientos (Reglamento Interno, Manual de Cumplimiento, entre otros), reporte dicha situación inmediatamente por medio de la línea de denuncia ofrecida para el efecto.

Dicho proceso se encuentra señalado en el Reglamento Interno de Xepelin, debiendo realizarse a través de un formulario completamente anónimo que encuentras aquí: Xepelin Transparente.

Estas denuncias serán garantizadas en un entorno de confidencialidad y anonimato, donde los Miembros de Xepelin no sufrirán represalias por denuncias que efectúen de buena fe. Igual confidencialidad tendrá lugar ante cualquier pregunta sobre la interpretación o aplicación de este Código de Ética y Conducta, pudiendo dirigirse para tal efecto al Oficial de Cumplimiento.

Asimismo, se mantendrá a disposición del público, un formulario de contacto en su página web con el formato de canal de denuncias y reclamos, en el que los Clientes y el público en general pueda formular sus reclamos o cualquier inquietud.

Los reclamos deberán contener el nombre y contacto del reclamante. Se dará respuesta a los reclamos que se hagan por esta vía a más tardar dentro de un plazo de entre 5 a 30 días hábiles contados desde la fecha en que se hubiere recibido el reclamo, dependiendo de la gravedad del mismo.

Estas denuncias serán garantizadas en un entorno de confidencialidad y anonimato, donde los Miembros de Xepelin no sufrirán represalias por denuncias que efectúen de buena fe. Igual confidencialidad tendrá lugar ante cualquier pregunta sobre la interpretación o aplicación de este Código, pudiendo dirigirse para tal efecto al Oficial de Cumplimiento.

6. NORMATIVA DE CUMPLIMIENTO

El incumplimiento de este Código de Ética y Conducta, de las políticas específicas, de la normativa vigente y del Reglamento Interior de Trabajo, dará lugar a las sanciones y medidas que adopte Xepelin de acuerdo a la gravedad de la falta, sin perjuicio de las sanciones laborales, administrativas o penales que, en su caso, puedan también resultar de ello, de acuerdo a lo siguiente:

Amonestación verbal: tiene por objeto comunicar al empleado la conducta indebida que observó ya sea por acción u omisión.

Amonestación por escrito: tiene por objeto comunicar al empleado la conducta indebida que observó ya sea por acción u omisión y en donde se advierte que la reincidencia en ese tipo de conductas u otras similares podrá sancionarse hasta con el término de su contrato individual de trabajo.

Rescisión del Contrato de Trabajo: En casos de faltas graves que constituyan una causa justificada de rescisión, se procederá a la terminación de la relación laboral. Este proceso se llevará a cabo en estricto apego al procedimiento y a las causas establecidas en la Ley Federal del Trabajo.

7. CONCLUSIÓN

Este este Código de Ética y Conducta es expresión de todos los principios que deben regir en cada una de las actuaciones de Xepelin y de todos sus Miembros, independiente de su posición en la empresa.

Es por esto que en caso de falta de información o de dudas sobre algún comportamiento, hecho o circunstancia que pueda afectar los principios establecidos en este este Código de Ética y Conducta, se debe consultar de manera oportuna al Oficial de Cumplimiento o a su Jefe Directo.

Construir una organización donde se lleven a cabo las mejores prácticas es un proceso continuo. Por esto, Xepelin promueve espacios de diálogo, para que todos sus miembros puedan colaborar de forma activa, den a conocer sus dudas sobre potenciales conflictos éticos y expresen las iniciativas que ayuden a que este este Código de Ética y Conducta y las Políticas de Xepelin sean fiel expresión de una empresa íntegra y responsable.